Assim como (quase) toda a gente hoje em dia, actualmente os nossos Koosjes estão a trabalhar a partir de casa. Embora muitas vezes trabalhemos remotamente durante projetos internacionais, agora temos que implementar esta forma de trabalhar em tudo o que fazemos. Isto é muito diferente dos nossos dias normais de trabalho, que envolvem muito contato tanto com os nossos colegas como com os nossos clientes. Normalmente passamos horas por dia a colar post-its nas paredes das nossas salas de reuniões e a falar com os nossos colegas para despertar novas ideias.
Agora que de repente tivemos de começar a trabalhar em casa, tivemos de nos adaptar a esta nova situação. Uma situação sem o nosso querido contacto cara-a-cara. Estamos a enfrentar um novo desafio: como podemos garantir os mesmos grandes resultados, mesmo que não estejamos na mesma sala?
Depois de termos sido forçados a avançar mais depressa do que sentimos que era possível, estamos felizes por partilhar a nossa experiência contigo. Criámos uma lista de 5 ferramentas essenciais que usamos quando fazemos design a partir de casa.
1. Miro: para colar post-its em ‘paredes’ digitais
Os Koosjes não conseguem sobreviver sem post-its. Devíamos ter comprado acções há anos. Nós usamo-los para escrever ideias, analisar a nossa pesquisa de utilizadores e escrever notas passivo-agressivas para garantir que o escritório se mantém limpo e organizado.
É por isso que o Miro rapidamente se tornou uma das nossas ferramentas favoritas. Miro é uma ferramenta digital online que te vai ajudar a colaborar com os teus colegas de equipa num enorme quadro branco virtual. Tal como na vida real, podes escrever e desenhar fluxogramas, etc. No entanto, o mais importante é que podes colar post-its no quadro!
Desde que começámos a trabalhar remotamente, temos basicamente usado o Miro para tudo. Seja analisar entrevistas ou criar um esboço para este mesmo blog, o Miro está contigo! Não só usamos o Miro para trabalhos que acontecem dentro da Koos, como também colaboramos com os nossos clientes nos seus projetos. Isto permite que os nossos clientes trabalhem diretamente conosco, mantendo a natureza colaborativa dos nossos projetos! Portanto, se estás à procura de uma maneira de colaborar e ser criativo enquanto trabalhas remotamente, o Miro é a ferramenta ideal para ti.
2. Onde: apenas mais um dia no escritório (online)
Do que vais sentir mais falta quando estiveres a trabalhar a partir de casa? De facto, dos teus colegas do café (e do office dog, claro). É por isso que, na Koos, tentamos recriar a nossa forma normal de trabalhar o melhor que podemos. Whereby!
Whereby é uma ferramenta de videoconferência na qual podes criar ‘salas’ separadas e chamadas de vídeo com até 50 pessoas ao mesmo tempo. Utilizamos esta ferramenta para diversos fins. Temos conversas com os nossos clientes sobre a execução de projectos, facilitamos testes remotos de utilizadores e socializamos em momentos aleatórios no nosso ‘lounge online’ para substituir as conversas que normalmente acontecem na máquina de café.
Até demos às salas de reunião online os mesmos nomes das nossas salas de reunião reais no escritório, para não sentirmos muitas saudades. Um benefício adicional de fazer isso é que podes reservar uma sala de reunião online da mesma forma que reservas uma sala física.
Temos conversas com os nossos clientes sobre a execução de projectos, facilitamos testes remotos de utilizadores e socializamos em momentos aleatórios no nosso 'lounge online' para substituir as conversas que normalmente acontecem na máquina de café.
Sabias que…
…podes comentar o que está a ser dito durante a chamada com sorrisos e emoticons? Uma funcionalidade que mantém os que estão em silêncio envolvidos na chamada. Ssshh!
3. Google Hangouts como um backup para o Whereby
Porque a lei de Murphy acontece. Confia em nós!
4. Trello para manter o negócio a correr tranquilamente
Trello é uma ferramenta de criação de listas que permite que a tua equipe organize projetos. O Trello ajuda a priorizar, planejar e atribuir tarefas aos membros da equipa de projecto. Desta forma fica claro para todos o que precisa de ser feito e quando.
As nossas equipas utilizam o quadro estilo Kanban para acompanhar os projectos internos. Fazemos uma lista de verificação dentro de cada cartão de tarefas, para não perdermos nada. Todos os meses, sentamo-nos juntos e verificamos o nosso progresso.
5. Slack para comunicar
A última ferramenta desta lista é aquela que muitas pessoas irão reconhecer e amar, e por boas razões. Quando todos ainda trabalhavam no escritório, o Slack já era vital na nossa organização. Agora que já não podemos falar mais, ele provou ser ainda mais útil!
Para aqueles que ainda estão às escuras sobre o que é o Slack, é uma plataforma de mensagens online que te permite comunicar facilmente com os membros da tua equipa, tanto directamente como através de canais. O Slack funciona muito bem para nós, porque nos permite criar canais separados para diferentes tópicos e projectos. Este mecanismo mantém convenientemente longe as pessoas que compartilham fotos do seu gato daqueles que discutem o seu último Customer Journey Map. Simplesmente escondes aquele pessoal estranho no canal #catmodels.
Sabias que…
…o Slack permite que acrescentes os teus próprios emoticons? Desde papagaios dançantes (www.cultofthepartyparrot.com) a emoticons específicos da Koos: o céu é o limite!
Prepara-te para saber mais
Além destas 5 ferramentas, é claro que há muito mais para aprender sobre como trabalhar remotamente. A boa notícia é que iremos partilhar mais dicas e truques nas próximas semanas para ajudar a tua organização a fazer a transição para o trabalho remoto!
Estás interessado num estilo de trabalho remoto, criativo e colaborativo? Fala connosco e encontramo-nos numa das nossas salas de reuniões para podermos discutir sobre como podemos ajudar a tua organização.
Fica atento!